Caja e impresora fiscal

Una caja en Antare representa un lugar donde se registran los cobros físicos provenientes por ejemplo de una venta de contado, originando un monto total que debe coincidir con el contenido de la gaveta de dinero del cajero. Dicho monto está clasificado según su medio de pago y moneda (Efectivo, tarjeta de débito, crédito, cash, zelle, etc.).

La caja inicialmente aparece sin fondos, marcando el inicio de una jornada. Desde este momento se puede fondear con dinero en efectivo. Durante la jornada ésta se va alimentando automáticamente de los fondos provenientes de las ventas que se vayan realizando y además se pueden registrar gastos y abonos en la misma. Al final de la jornada se realiza la correspondiente conciliación de cierre (contar cuánto se hizo en efectivo, tarjetas, etc.) y se genera el correspondiente reporte de cierre.

Por lo general, una jornada de caja debería iniciar en el momento en que la empresa inicia su actividad del día, y terminar cuando la empresa culmine sus actividades ese mismo día. Todo esto para hacerla coincidir con las jornadas de trabajo de la impresora fiscal, cuyo reporte de cierre Z se debe generar al final de cada día de trabajo.

La ventana Movimiento Caja proporciona herramientas para realizar operaciones de jornadas de caja (Apertura, cierre), visualizar los fondos y el detalle de transacciones, imprimir reportes de cierre de impresora fiscal y conciliar el final de la jornada.

Existen dos rutas para registrar en Antare el inicio de una jornada de caja:

1. Entrar a la ventana Movimiento Caja y hacer clic en Apertura.
2. Al registrar la primera venta del día Antare inicia automáticamente el proceso de Apertura.

Si el usuario tiene el correspondiente permiso, durante la apertura el sistema solicita al mismo un monto para fondear la caja, el cual puede ser en moneda local o extranjera. Este monto se debita del saldo de una cuenta bancaria habilitada y que puede seleccionar dicho usuario.

Si el usuario no dispone de permisos para fondear durante la apertura no aparece el cuadro de diálogo anterior y la jornada de caja inicia con monto cero.

En una caja abierta, la ruta para registrar un gasto que afecte a la misma es la siguiente:

Este botón abre la ventana Compras y Gastos Varios, se teclea la cédula o RIF del proveedor para abrir la ventana:

Esta ventana muestra un ejemplo de un gasto simple sin factura. Si el proveedor o prestador de servicio le emite una factura, se selecciona la opción Compras con Impuesto en el campo Tipo de Operación. Ya en este caso aparecen más campos que permiten solicitarle al usuario los datos fiscales tales como número de factura, numero de control, base imponible, monto exento, etc.

Al validar la compra pregunta si la misma se pagará con efectivo de caja:

Una vez validada la compra o gasto Antare ofrece la opción de clasificarla contablemente

Mientras la jornada no se haya cerrado aún se pueden deshacer gastos realizados por caja. Esto se logra accediendo directamente a Compras y Gastos Varios para colocar el gasto en pantalla

Teniendo la compra o gasto en pantalla se hace clic en Anular para eliminar el movimiento de la jornada activa de caja

Tenga en cuenta que sólo se pueden anular compras o gastos relacionados con jornadas de caja aún abiertas.

El fondeo o retiro técnicamente consiste en movilizar saldo desde/hacia cuentas bancarias. No se debe confundir con las operaciones típicas de entrada o salida, en el que el dinero ingresa o sale respectivamente del circuito administrativo del sistema desde/hacia un tercero.

Para fondear saldo a la caja previamente abierta, se hace clic en Apertura. Para retirar saldo se hace clic en Salida y luego en Retiro de Fondos.

En ambos casos se muestra una ventana donde se solicita al usuario la cuenta origen/destino, el monto y la moneda.

Si por algún motivo un cliente desea dejar dinero a manera de adelanto, el mismo se puede registrar por caja y queda sumado como crédito a la cuenta del cliente

Se introduce entonces los datos completos del cliente que está realizando el abono

Luego se procede a introducir el monto del abono (especificando la moneda)

Al completar todos los pasos aparece asentado en la jornada el correspondiente abono.

Al finalizar el proceso Antare le proporciona al usuario la opción de emitir el correspondiente comprobante de ingreso por caja.

Si desea realizar un arqueo de caja puede imprimir el estado actual de la jornada, el comando está ubicado según se muestra en la siguiente imagen:

Una jornada de caja iniciada en Antare se mantiene abierta hasta que el usuario procede a cerrarla, esto quiere decir que el usuario decide si la jornada dura uno o varios días de trabajo.

El proceso de cierre consiste en conciliar los fondos registrados en una jornada abierta para realizar el correspondiente reporte y dejar archivado los datos de la misma, quedando los saldos de caja en cero para dejar el sistema listo para el inicio de una nueva jornada.

Es importante tomar en cuenta lo siguiente antes de finalizar una jornada de caja.

• Durante el cierre, los fondos en efectivo se transfieren a las cuentas bancarias designadas. Los fondos en tarjetas de débito o crédito se transfieren a las cuentas destino configuradas. En términos generales los fondos de una jornada de caja cerrada aparecen en la ventana Movimientos Bancarios.
• Otra cosa importante a tomar en cuenta es que los movimientos que afectan a una jornada de caja cerrada (caja, gastos, abonos, etc.) no podrán ser alterados o anulados. El proceso de cierre de jornada de caja es irreversible.
• También cabe destacar que una jornada de caja puede cerrarse únicamente si el saldo de la misma es mayor o igual a cero.
• Si el usuario no está seguro de los resultados del cierre de una jornada de caja puede intentar primero imprimir el estado actual de la jornada (Explicado en la sección anterior).
• El cierre Z de una impresora fiscal no necesariamente está ligado a un cierre de jornada de Antare. Ambas cosas se gestionan en paralelo, quedando de parte del usuario hacerlas coincidir en términos de sincronización. Esto quiere decir que si la jornada de caja en Antare es diaria entonces el usuario debe habituarse a imprimir el cierre Z justo después de haber realizado el cierre de Antare.

Un cierre de jornada de caja inicia pulsando el botón Cierre en la ventana Movimiento Caja.

Al hacer clic en aceptar Antare solicita de manera progresiva información al usuario para completar la información de cierre

También puede aparecer una o varias veces esta ventana, la cual sirve para completar el asiento bancario relacionado al cierre. Los datos que suele solicitar son Cuenta Bancaria Destino, número de referencia de una transferencia, número de cheque. etc.

Al terminar de solicitar los datos muestra el siguiente mensaje:

Al hacer clic en Aceptar se debe esperar unos segundos mientras aparece el reporte que muestra los resultados del cierre

Luego del cierre de caja, el comando para emitir cierres Z de impresora fiscal se muestra en la siguiente imagen

Mediante el botón Imp. Fiscal y luego con el botón Comandos, aparece un menú que proporciona acceso al usuario a reimprimir cierres Z o documentos fiscales previamente emitidos. Esto es dependiendo de la marca/modelo de la impresora.

Los cierres de jornada de caja en Antare permanecen archivados en la base de datos, disponibles para ser consultados por el usuario cuando lo requiera.

Para visualizar un cierre de jornada caja realizado con anterioridad los pasos son los siguientes:

Aparece entonces un reporte de cierre de caja como en la siguiente imagen: