Procesos asociados al departamento de compras de la empresa

Este artículo intenta abarcar cómo se implementa las operaciones de compra que maneja una empresa mayorista. Desde la introducción de la orden de compra hasta la validación de la misma a nivel de pagos como a nivel de inventario.

Registrar una orden de compra al proveedor

Cuando nace la necesidad de comprar a un proveedor que ofrece artículos a la empresa, el primer paso es entrar a Inventario / Entrada de Artículos

Normalmente se introduce el RIF del proveedor y se pulsa ENTER. Si se trata de un proveedor previamente registrado se puede utilizar el icono Buscar para mostrar un listado y localizarlo por nombre

Introducir un artículo que ofrece el proveedor por primera vez

Si algún artículo amerita ser registrado en Antare antes de incluirlo en la orden de compra, se pulsa un par de veces sobre el botón (+).

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Ejemplo de un artículo registrado:

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Entonces se completan los detalles del nuevo renglón y se incluye en la orden.

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Incluir un artículo registrado con anterioridad

Si el usuario tiene la certeza de que el producto a incluir ya está registrado en la Base de Datos Antare, solo debe pulsar el ícono de búsqueda:

Completar y validar la orden de compra

Una vez incluidos todos los productos (nuevos o existentes) que componen la orden de compra a emitir al proveedor, se realiza una verificación rápida de los totales y se hace clic en Orden de Compra para validar la misma.

En este punto hay que considerar lo siguiente:

Una orden de compra no suma al inventario las existencias especificadas en la misma.

Los nuevos artículos introducidos en el proceso de orden de compra no figurarán todavía en ningún listado para la venta

Las ordenes de compra pueden ser modificadas para incluir, modificar o quitar los artículos de la misma.

Consultar ordenes de compra realizadas

Para poner en pantalla una orden de compra previamente registrada bien sea para revisión, modificación o anulación sólo basta entrar a la misma ventana Inventario \ Entrada de Artículos y pulsar sobre el icono del reloj de Arena.

Recepción de Facturas o Notas de Entrega del Proveedor

Para convertir una Orden de Compra registrada en una Compra a partir del documento de venta enviado por el proveedor, se entra a la ventana Compras \ Compras y Gastos Varios y se pulsa sobre el icono Reloj de Arena

Al haber seleccionado al correspondiente proveedor y luego a la orden de compra a vincular, se muestra la ventana completa para introducir los datos del documento de venta suministrado por el mismo. Básicamente los correlativos, fechas y totalización.

Al haber completado los datos, pulsar sobre Validar para guardar la correspondiente transacción.

En este punto se controla si se emite de una vez la orden de pago o se pospone para luego de haber hecho verificaciones de mercancía, etc.

Emitir orden de pago de una compra previamente registrada

Al validar por primera vez una compra seleccionando la opción Realizar Orden de Pago Luego esta queda archivada en el sistema, disponible para consultarla posteriormente y completar la emisión de la orden de Pago.

Al hacer pulsar sobre Validar aparecen las opciones relacionadas con el pago de la compra.

Validar orden de compra a nivel de Inventario/Almacén

Las ordenes de compras registradas en sistema pueden ser verificadas cuando llega la mercancía en almacén.

Una vez completada la verificación, se formaliza la carga de existencias al inventario de acuerdo al almacén seleccionado.

El primer paso es poner en pantalla la correspondiente orden de compra a validar

Luego al tener la orden de compra en pantalla, se pulsa sobre el botón Validar para efectivamente concretar la carga de inventario.