Procesos asociados al departamento de compras de la empresa

Este artículo intenta abarcar cómo se implementa las operaciones de compra que maneja una empresa mayorista. Desde la introducción de la orden de compra hasta la validación de la misma a nivel de pagos como a nivel de inventario.

Cuando nace la necesidad de comprar a un proveedor que ofrece artículos a la empresa, el primer paso es entrar a Inventario / Entrada de Artículos

Normalmente se introduce el RIF del proveedor y se pulsa ENTER. Si se trata de un proveedor previamente registrado se puede utilizar el icono Buscar para mostrar un listado y localizarlo por nombre

Si algún artículo amerita ser registrado en Antare antes de incluirlo en la orden de compra, se pulsa un par de veces sobre el botón (+).

Ejemplo de un artículo registrado:

Entonces se completan los detalles del nuevo renglón y se incluye en la orden.

Si el usuario tiene la certeza de que el producto a incluir ya está registrado en la Base de Datos Antare, solo debe pulsar el ícono de búsqueda:

Una vez incluidos todos los productos (nuevos o existentes) que componen la orden de compra a emitir al proveedor, se realiza una verificación rápida de los totales y se hace clic en Orden de Compra para validar la misma.

En este punto hay que considerar lo siguiente:

* Una orden de compra no suma al inventario las existencias especificadas en la misma.
* Los nuevos artículos introducidos en el proceso de orden de compra no figurarán todavía en ningún listado para la venta
* Las ordenes de compra pueden ser modificadas para incluir, modificar o quitar los artículos de la misma.

Para poner en pantalla una orden de compra previamente registrada bien sea para revisión, modificación o anulación sólo basta entrar a la misma ventana Inventario \ Entrada de Artículos y pulsar sobre el icono del reloj de Arena.

Para convertir una Orden de Compra registrada en una Compra a partir del documento de venta enviado por el proveedor, se entra a la ventana Compras \ Compras y Gastos Varios y se pulsa sobre el icono Reloj de Arena

Al haber seleccionado al correspondiente proveedor y luego a la orden de compra a vincular, se muestra la ventana completa para introducir los datos del documento de venta suministrado por el mismo. Básicamente los correlativos, fechas y totalización.

Al haber completado los datos, pulsar sobre Validar para guardar la correspondiente transacción.

En este punto se controla si se emite de una vez la orden de pago o se pospone para luego de haber hecho verificaciones de mercancía, etc.

Al validar por primera vez una compra seleccionando la opción Realizar Orden de Pago Luego esta queda archivada en el sistema, disponible para consultarla posteriormente y completar la emisión de la orden de Pago.

Al hacer pulsar sobre Validar aparecen las opciones relacionadas con el pago de la compra.

Las ordenes de compras registradas en sistema pueden ser verificadas cuando llega la mercancía en almacén.

Una vez completada la verificación, se formaliza la carga de existencias al inventario de acuerdo al almacén seleccionado.

Para colocar en pantalla la correspondiente orden de compra a validar con el objetivo de revisar e incorporarla a inventario se sigue el camino indicado en la siguiente imagen:

Se puede examinar cada renglón de la orden de compra para adjuntar información complementaria al artículo, como fotografías, códigos de barras, etc. El camino es el siguiente:

Luego al tener la orden de compra en pantalla, se pulsa sobre el botón Validar para efectivamente concretar la carga de inventario.

Desde la ficha Items se pueden alterar toda la info estática relacionada a un producto. Para colocar un producto en ficha, puede utilizar la siguiente ruta:

Una vez el producto en ficha, los datos que se pueden ajustar son los siguientes:

Desde la misma ficha, se puede copiar una foto del artículo en internet para colocarlo en sistema, por ejemplo desde el Buscador de Imagenes de Google

Una vez copiada la foto del articulo, se pulsa sobre el botón Fotografia para insertar la imagen copiada

De tal manera que la ficha del producto quede así:

Importante: Estas imágenes son las que aparecerán en el catálogo de productos y en la página de pedidos B2B. Es preferible que las fotos de artículos que pertenecen a una categoría (Por ejemplo: Celulares) sigan un mismo patrón o ángulo de toma. De tal manera que el correspondiente catálogo resulte uniforme.

Cierta clase de productos puede requerir que los mismos tengan información mas detallada que se pueda mostrar en el catálogo B2B. Esta información se introduce en la siguiente ruta.