Tabla de Contenidos

Compras y Gastos

Compras y Gastos

Toda operación que involucre un pago de la empresa hacia un tercero, (proveedor), por concepto de compra de artículos o servicios prestados debe ser registrada en la ficha Compras y Gastos Varios. Para efectos de este manual se denominará dicha operación como Compra/Gasto, y dependiendo de la naturaleza de la operación aplican las siguientes definiciones:

Se entiende como Compra la operación que involucra mercancía adquirida al proveedor destinada a ser comercializada por la empresa y que puede generar créditos fiscales en caso de ser soportada por una factura.
Se entiende como Gasto cualquier otra operación que sólo involucre a un pago a un proveedor o prestador de servicio y que también puede generar créditos fiscales en caso de ser soportado por una factura.

Los libros fiscales de compra IVA y rotación de inventario (columna entrada/salida) generados por Antare se alimentan de lo que está registrado en la ficha Compras y Gastos Varios. Los totales e impuestos que aparecen en la ventana Entrada/Salida de Artículos se ofrecen de momento como información no vinculante al usuario, mas no figuran ni en los libros mencionados ni en las cuentas por pagar.

Para que una entrada/salida de inventario (Véase Operaciones de Inventario en la página 16) figure en el libro fiscal de rotación de inventario, la misma debe estar enlazada a su correspondiente registro de compra fiscal.

Las compras fiscales sólo se pueden registrar en moneda local, dado que el libro fiscal de compras y las declaraciones de impuesto se realizan en moneda local, aunque se pueden pagar en cualquier moneda. Las compras y gastos sin impuestos se pueden registrar en moneda local o extranjera, y asimismo su pago se puede registrar en cualquier moneda.

Existen elementos relacionados con un registro de compra/gasto que se pueden gestionar por Antare, tales como las retenciones de IVA e ISLR, el origen de los fondos utilizados para pagar la compra/gasto. Todo ello se explicará a continuación.

Registro de una compra/gasto soportada con Factura Fiscal

Se tiene, por ejemplo, el ingreso de una factura fiscal Nro. 004567 de un proveedor al que se le retiene el 75% del IVA, cuyo monto es de Bs 200.000.000,00 sujeto a impuesto (16%) más Bs 50.000.000,00 exento. El monto total de la factura es de Bs 282.000.000,00. La retención de IVA a aplicar a esta factura es de Bs. 24.000.000,00.

El primer paso es abrir la ficha Compras y Gastos Varios y teclear el RIF del proveedor asociado a la factura para determinar si el mismo está o no registrado en Antare:

Si el proveedor existe en el sistema, la ficha Compras y Gastos Varios termina de abrir completamente con los campos listos para ser rellenados con los datos de la factura.

Si el proveedor no está registrado en la base de datos, Antare muestra el siguiente mensaje y luego abre la ficha Proveedores en blanco permitiendo al usuario hacer un paréntesis para registrar los datos del proveedor en la misma:

Una vez que aparece la ficha del proveedor se teclea el RIF del mismo y se pulsa Enter o el botón Siguiente

Si hay conexión a Internet y la página del SENIAT se encuentra operativa, se puede consultar de manera electrónica el RIF del proveedor para determinar los datos de la razón social y el porcentaje de IVA a retener. (Si aplica el caso).

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML767de1a.PNG$

Una vez registrado el proveedor, Antare vuelve a la ficha Compras y Gastos Varios para registrar los datos de la factura:

Luego de haber introducido el monto, la fecha y de haber hecho clic en Validar, se sigue el procedimiento de la siguiente sección: Definir si un nuevo registro de compra/gasto se paga de contado por caja o es a crédito.

Registro de una compra/gasto no soportado con factura fiscal

En esta ventana Compras y Gastos Varios también se registran aquellas compras o gastos no soportadas con facturas fiscales.

A diferencia de una compra soportada con factura fiscal, este tipo de registro solo consiste en los datos del proveedor, la fecha de la transacción y el monto correspondiente.

Este tipo de registro también puede involucrar o no mercancía relacionada. Es de hacer notar que este tipo de transacción no aparecerá registrado en el libro de compras IVA, pero sí en la ventana Cuentas por Pagar.

El procedimiento inicialmente es semejante al de la sección anterior respecto a abrir la ficha y seleccionar a un proveedor. Ya cuando abre el formulario para colocar los datos se debe hacer lo siguiente:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLbab92c9.PNG$

Registro de reverso de compra/gasto (Devoluciones, Notas de crédito)

Para registrar devoluciones o reversos de facturas el procedimiento sería semejante al registro de una compra/gasto. Con la única diferencia de ajustar el correspondiente:

En caso de una nota de crédito fiscal:

En caso de una devolución no soportada por factura:

Definir si un nuevo registro de compra/gasto se paga de contado por caja o es a crédito.

Al validar un nuevo registro de compra/gasto, Antare le pregunta al usuario como y cuando desea pagar el mismo.

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML7852269.PNG$

Es de hacer notar que la aparición de esta pregunta depende del perfil de acceso del usuario. Puede que un usuario solo tenga disponible una de las dos opciones y en ese caso se salta el cuadro de diálogo.

En esta última pregunta, si el usuario presenta dudas, la opción segura es la primera: Registrar a Cuentas por Pagar. El propósito de esta sección es explicar lo que ocurre al elegir hacer clic en un botón o en el otro.

Enviar un nuevo registro de compra/gasto hacia cuentas por pagar

Justo después de registrar una compra al hacer clic en Validar (Véase la sección anterior) si el usuario opta por la opción Registrar a Cuentas por Pagar, se muestra lo siguiente:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML794b1bf.PNG$

Si la compra está sujeta a ISLR debe seleccionar la opción Moneda Local.

Si se selecciona la opción Dólar posteriormente se deberán registrar dos pagos: Por una parte, el sub-total en moneda extranjera USD y por otra parte el impuesto en moneda local (Bs).

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLfb01426.PNG$

Dependiendo entonces de las opciones tildadas en la ventana anterior, aparecen en secuencia las ventanas para emitir respectivamente los comprobantes de Retención ISLR y de Retención IVA.

A continuación, se muestra la ventana que queda luego de haber completado estos pasos:

Al hacer clic en Cuentas, aparece registrado el movimiento de compra/gasto en la ventana Cuentas por Pagar.

Envío de nuevo registro de compra/gasto a ser pagada inmediatamente con efectivo de caja

Una compra o gasto pagado directamente con fondos provenientes de la jornada de caja en curso se puede registrar rápidamente en el sistema. Esto si en cada caso el usuario está conforme con las siguientes condiciones:

El monto de la compra o gasto no debe estar sujeto a retención ISLR. El porcentaje retenido de IVA (si aplica) no podrá alterarse o eliminarse luego de que el registro haya sido validado.
El asiento en la jornada de caja correspondiente al pago de la compra/gasto se generará automáticamente en la misma moneda con que se registró dicha compra/gasto. Si se tiene planeado registrar la compra/gasto en una moneda y registrar el correspondiente pago en otra moneda ya este requisito no se cumple.
El pago correspondiente será únicamente por el monto total de la compra/gasto.
Los fondos serán tomados de una jornada de caja activa, en caso de no haberla Antare dará primero acceso al usuario a que abra una nueva jornada antes de completar el proceso.
En caso de alguna equivocación en la transacción, el usuario tiene chance de anular la compra/gasto únicamente antes del cierre de la correspondiente jornada de caja.

Si alguna de estas dos condiciones no se satisface entonces se debe seleccionar la opción Registrar a Cuentas por Pagar, la cual sí proporciona al usuario más herramientas para asentar correctamente todos los detalles de la transacción.

Si se satisfacen ambas condiciones, justo después de registrar una compra al hacer clic en Validar (Véase la sección anterior) el usuario opta entonces por la opción Pagar con efectivo de caja. Se muestra lo siguiente:

En caso de que la caja esté cerrada Antare da la opción a que el usuario realice primero un inicio de jornada o apertura. Los pasos para realizar el inicio de jornada se detallan en la página 54.

En este punto se siguen los mismos procedimientos de la sección Iniciar jornada de caja (Apertura) en la página 54.

Luego de haber realizado la apertura de caja (en caso de ser requerido en el momento) el sistema muestra un mensaje de confirmación. La compra quedará asentada en la ventana Movimiento Caja de esta manera:

Y en el cierre de caja quedaría asentada la operación de la siguiente manera:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLaded9f9.PNG$

La caja debe tener fondos suficientes para cubrir el gasto asentado en la jornada (los fondos pueden ser añadidos antes o después de la compra/gasto) y evitar que el saldo de la misma se vaya a negativo para el momento del cierre. Tómese en cuenta que mientras una jornada de caja presente saldo negativo no podrá realizarse el cierre de la misma.

Consultar en pantalla un registro de compra/gasto previamente realizado

Antare almacena un histórico de las compras/gastos que el usuario va registrando. El usuario tiene acceso a esta tabla de compras/gastos que le permite realizar transacciones administrativas relacionadas. Para ello se abre la ficha Compras y Gastos Varios y se pulsa directamente el botón Revisar o :

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLbcced9a.PNG$

Modificar una compra/gasto previamente registrado

Modificar numeración, proveedor, fechas y descripción de un registro de compra/gasto.

Una vez se tiene en pantalla el registro de la compra/gasto siguiendo los pasos de la sección anterior, se pueden realizar los ajustes que se detallan en la siguiente imagen:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLfbb4cf3.PNG$

Adjuntar una entrada/salida de inventario a una compra

Como marco teórico es importante mantener claro que, para efectos del sistema:

En la ficha Compras y Gastos Varios se entiende como Compra la operación que involucra mercancía adquirida al proveedor destinada a ser comercializada por la empresa y que puede generar créditos fiscales en caso de ser soportada por una factura.
Asimismo, se entiende como Gasto cualquier otra operación que sólo involucre a un pago a un proveedor o prestador de servicio (sin mercancía) y que también puede generar créditos fiscales en caso de ser soportado por una factura.

En caso de que el registro realizado en la ficha Compras y Gastos Varios se trate de una “Compra”. La entrada (o salida) de inventario registrada en el sistema asociada debe ser anexada en el mismo registro. Completando de esta manera el asiento de la compra en Antare.

Esto es con la finalidad de alimentar correctamente el reporte de rotación de inventario exigido por el ente tributario, el cual solo toma las ventas, devoluciones, entradas y salidas de inventario asociadas a un documento fiscal.

Para información de cómo registrar un ingreso de mercancía en sus diferentes modalidades véase Operaciones de Inventario en la página 16.

Una vez que se tiene el registro deseado en pantalla (Véase Consultar en pantalla un registro de compra/gasto previamente realizado en la página 74) se hace clic sobre el botón que corresponda según el caso:

Al hacer clic en Agregar Nueva aparece la ventana Entrada de Artículos, con los datos del encabezado (proveedor) preestablecidos y lista para registrar en ella los detalles de la mercancía a cargar al inventario. Se seguirían los pasos de la sección Operaciones de Inventario en la página 16 para completar la carga/descarga de inventario y vincular de una vez con esta compra.

Al hacer clic en Anexar Existente, se muestra un listado de los registros de entrada/salida del mismo proveedor realizados previamente. En ese caso solamente debe seleccionarse el que se desee vincular.

Una vez seleccionado el movimiento a vincular, la ventana queda como se muestra a continuación:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1aa314d0.PNG$

Antare no obliga a que los montos totales que figuran en las operaciones de inventario tengan que coincidir con los montos registrados en compras. En caso de alguna discrepancia, sólo se toman como montos válidos en el libro de compras y en los pagos al proveedor aquellos señalados en Compras y Gastos Varios. Y respecto a la parte de la ventana Entrada de Artículos el usuario sólo debe estar pendiente de que el costo unitario de Item en cada renglón (junto con la cantidad) estén correctamente registrados antes de validar y posteriormente vincular.

Registrar un pago de una compra/gasto

Desde la misma ventana Compras y Gastos Varios se tiene un acceso directo a algunas funciones de la ventana Cuentas por Pagar, en este caso la función Registrar Pago.

El primer paso es colocar el registro de la compra/gasto a pagar en la ventana, siguiendo los pasos de la sección Consultar en pantalla un registro de compra/gasto previamente realizado en la página 74.

Luego se registra el pago, los pasos en resumen son los siguientes:

Se determina, en caso de que esa compra/gasto haya originado una cuenta mixta (Subtotal en una moneda e impuestos en otra moneda), el componente a pagar (el monto en Bs o en moneda extranjera).
Se selecciona la modalidad de pago (desde caja o desde bancos).
Se teclea el monto a pagar (si es completo o una parte del mismo a manera de abono)
Se define si parte de ese monto se toma de un anticipo previamente registrado para descontar (si aplica)
Se introducen los detalles del medio de pago (número de referencia)
Se emite el comprobante

Teniendo el registro en la pantalla, se consultan los pagos que se hayan registrado previamente en la pestaña Inventario y Pagos

Para iniciar un pago se hace clic en Pagar:

Antare le solicita al usuario la modalidad mediante la cual desea pagar:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML20ef4248.PNG$

Luego Antare pide al usuario que confirme el monto a pagar:

Y con ello preparar la ventana Pago o abono a Cuenta con los datos del pago:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML21ced0ef.PNG$

Al hacer clic en Validar, dependiendo de lo seleccionado al principio (Pagar por caja o via Bancos) aparece una de las dos ventanas que se muestran a continuación:

Completar el pago de la compra via transferencia bancaria

Si al principio de la operación de pago ha seleccionado la opción de completar el pago de la compra via transferencia bancaria, se le solicita al usuario los datos de la cuenta destino y del beneficiario, así como el número de referencia de la operación bancaria:

$C:\Users\AntareX\AppData\Local\Temp\SNAGHTML21d52b85.PNG$

En este punto, al hacer clic en Aceptar se completa el proceso de pago y se muestra por pantalla el correspondiente comprobante o voucher, con la opción de imprimirlo o enviarlo via correo electrónico.

Completar el pago de la compra via cheques o por caja

Si al iniciar la operación de pago ha seleccionado la opción de completarlo via emisión de cheque o por caja, la ventana Formas de Pago se muestra para solicitar al usuario el detalle de los medios de pagos físicos disponibles según la configuración de la caja, o bien, la cuenta asignada a la chequera:

Anular un registro de compra/gasto

Se puede intentar anular un registro de compra/gasto haciendo clic sobre el botón Anular una vez que se tiene el mismo en pantalla (Véase Consultar en pantalla un registro de compra/gasto previamente realizado en la página 74)

La anulación de un registro de compra/gasto solo es posible bajo las siguientes condiciones:

No tiene un pago relacionado generado desde Cuentas por Pagar. En este caso se debe anular primero los pagos.
No tiene un pago por caja relacionado cuya jornada esté cerrada.