Importación de inventario via hoja de Excel

Antare proporciona la posibilidad de importar datos de artículos introducidos por el usuario en una plantilla de Excel incluida en el sistema.

A través este método en concreto se pueden realizar las siguientes tareas:

• Incorporar nuevos artículos al inventario especificando código, descripción, marca, departamento, alícuota IVA, costo, precio y existencia inicial (en unidades y opcionalmente en empaques).
• Actualizar datos de artículos previamente registrados en Antare: Costo, Precio y Existencia (en unidades y opcionalmente en empaques).

Quedando los cambios registrados en el sistema de la siguiente manera:

• Las actualizaciones de existencias mediante este método quedarán registradas automáticamente en el sistema como una operación de Ajuste de Inventario.
• Los precios actualizados quedarán guardados en el sistema como precios físicos, en la lista de precios DEF.

El acceso a la función de importación de datos es el siguiente:

Es importante señalar que esta función requiere que en el mismo equipo esté instalado Microsoft Excel. Esta función no modificará código, descripción, marca o departamento de Ítems existentes.

Ya en la ventana Importar/Exportar datos al hacer clic en Abrir modelo de hoja de Excel se abre la aplicación con la plantilla en modo de edición:

La plantilla que se muestra posee instrucciones para un correcto llenado de la misma, el usuario debe leerlas detenidamente antes de realizar cualquier operación en la misma con el propósito de comprender su funcionamiento.

Incorporar nuevo artículo es tan simple como rellenar una nueva fila de la plantilla en Excel. Si por ejemplo se tienen los datos de una lata de atún cuyo código es ATN001, no exento de IVA, marca RC y que pertenezca al departamento ATUN, la fila quedaría como se muestra en la siguiente imagen:

Al final de la fila se encuentran disponibles las celdas de precio y unidades por caja y la existencia en unidades por si el usuario desea incluir también esa información.

La única condición acá es que el código del Item no coincida con el de algún artículo previamente registrado en el sistema.

Una vez completado los cambios se siguen los pasos de Aplicar la importación de los datos en plantilla en la página 29

En este caso se sugiere haber generado la plantilla con datos precargados, de esa manera aparecen en blanco todas las celdas relacionadas con costos, precios y existencias.

Entonces se colocan nuevos valores en las celdas que se deseen modificar: Costo unitario, Precio de Venta, Existencia. Las celdas que se dejen en blanco harán que Antare no realice ninguna modificación de ese valor en el respectivo artículo.

Una vez completado los cambios se siguen los pasos de Aplicar la importación de los datos en plantilla en la página 29

La plantilla proporciona todas las columnas que se necesitan para registrar nuevos ítems en Antare con la información completa. El procedimiento (generalmente llevado a cabo por el personal técnico) consiste en exportar un reporte de inventario emitido por el sistema anterior que al menos contenga las siguientes columnas:

• Código de Artículo
• Descripción del Artículo
• Si es exento o no exento de IVA
• Costo unitario (sin IVA)

Una vez se tiene el reporte exportado, dependiendo del formato del mismo se utilizan las funciones de Excel para copiar datos del mismo hacia la plantilla de Antare, una vez completada la copia de los datos, se realiza una inspección visual de la plantilla de tal manera que no falte ninguna celda requerida.

Una vez completado los cambios se siguen los pasos de Aplicar la importación de los datos en plantilla en la página 29

Dado que existen infinidades de sistemas administrativos en el mercado, la realidad es que no se tiene un procedimiento único concreto para abordar la transformación requerida de los datos antes de pegarlos a la plantilla, no obstante, en la mayoría de los casos lo que se requiere es que el usuario tenga la pericia necesaria en el manejo de la aplicación Excel para lograr el cometido.

Como muestra de lo anterior es posible que haya que aplicar un tratamiento previo al archivo exportado antes de copiar sus datos a la plantilla de Antare para asegurar la uniformidad del resultado, existe una fórmula de Excel que ha resultado útil para limpiar texto y un ejemplo de la misma se muestra a continuación:

Se muestra un ejemplo de la plantilla a procesar, donde se detallan los datos de un nuevo artículo y algunas actualizaciones de costo, precio y existencia en el resto de las filas:

La siguiente imagen muestra las últimas columnas de la misma plantilla:

Una vez editada la plantilla se debe guardar la misma en formato Excel en una ubicación accesible:

Con el archivo guardado (En este ejemplo se colocó Plantilla.xls) se procede a seleccionarlo desde Antare.

Al seleccionar el archivo de Excel, este queda señalado en la ventana, se hace clic en Aceptar para iniciar el proceso de importación.

Luego de haber transcurrido unos instantes mientras Antare analiza el archivo, se muestra una ventana que contiene una pre visualización de los cambios a realizar en la base de datos:

Los Ítems previamente registrados en Antare que se actualizarán se muestran en la segunda sección:

Al hacer clic en Proceder se inicia la importación. Si es necesario Antare solicita al usuario la moneda a trabajar:

Luego de esperar unos minutos se muestra el resultado de la operación:

Para verificar los cambios realizados el usuario puede revisar la ventana Precios de Venta y Ajuste de Inventario para constatar los cambios realizados.