En Antare, la ficha Almacenes permite registrar uno o varios espacios físicos dentro del local donde se guarda la mercancía. De forma predeterminada Antare viene con un almacén registrado por defecto bajo el código DEF. El uso de esta ficha entonces sólo sería necesario en caso de que la empresa disponga de varios almacenes y desee registrar almacenes adicionales en el sistema.

Un almacén registrado en Antare tiene las siguientes propiedades:

• Se identifica mediante un código alfanumérico de hasta 12 caracteres.
• Si está presente en la base de datos Antare actual o en otra base de datos Antare.
• Si está disponible para alguna de las siguientes operaciones:
  • Venta
  • Entrada de artículos (Cargo de Inventario)
  • Salida de artículos (Descarga de Inventario)
  • Entrada de productos terminados (Fabricación)
  • Traslados de artículos:
    • Enviar artículos a otro almacén (desde)
    • Recibir artículos desde otro almacén (hasta)
  • Devoluciones (recibir artículos devueltos por el cliente)
• Si está vinculado o no a un cliente (Para ventas a consignación)

El acceso a la ficha Almacenes se muestra en la siguiente imagen:

Por conveniencia, se recomienda que el almacén principal de la empresa esté asignado al que ya está registrado por defecto en Antare, el código de este almacén es “DEF”

Si la empresa tiene por ejemplo un almacén adicional llamado “Sótano” donde se almacenan artículos, los pasos para registrarlos serían los siguientes

Para colocar un almacén registrado en pantalla, la opción más sencilla es abrir la ficha Almacén y luego utilizar el botón para abrir el buscador y seleccionar el almacén a consultar.

Al hacer doble clic sobre el almacén a mostrar en pantalla aparece la ficha con los datos del mismo. En caso de necesitar modificarlo se realizan los cambios y se pulsa el botón Guardar.

El botón Eliminar permite quitar el almacén de la base de datos de Antare, con la única condición de que no existan transacciones de inventario (Entrada, Salida, Ventas, Traslados, Ajuste, Devoluciones) asociadas al mismo.

Un almacén vinculado a un cliente es aquel que está disponible de forma exclusiva en las operaciones de ventas de artículos a éste, de tal manera que se puedan cubrir escenarios de ventas bajo la figura de consignación.

Este tipo de almacén por lo general representa un espacio físico ubicado en el establecimiento donde opera el cliente y suele ser alimentado mediante traslados derivados de operaciones de tomas de pedido.

Para implementar un almacén de este tipo en Antare, se debe registrar primero el mismo con un código que preferiblemente se asocie a un cliente (Ejemplo: FARMATODO). Los pasos están en la sección Registrar un nuevo almacén en la página 5.

Luego se abre la ficha del almacén recién creado siguiendo los pasos de la sección anterior: Consultar, modificar o eliminar almacenes, y se realiza la vinculación pulsando el botón que forma parte del campo Vincular Cliente.

Al tener la ficha del almacén a vincular en pantalla se pulsa el botón y se selecciona al cliente a vincular. El cliente debe estar previamente registrado en Antare.

Para retirar el vínculo con un cliente de un almacén se pulsa el botón y luego en el buscador de clientes se pulsa directamente el botón Cancelar.

En Antare se define como Item a cualquier producto o servicio destinado a ser comercializado al cliente. Toda la mercancía de un negocio debe ser registrada como Item en el sistema para luego poder registrar operaciones relacionadas con el mismo (Entrada, salida, venta, etc.).

Un ítem posee las siguientes propiedades:

• Código de Item: Secuencia alfanumérica de hasta 14 caracteres que identifica al mismo de manera unívoca. Un código de Item es al Item lo qué un número de cédula de identidad es a su correspondiente titular.
• Descripción: Texto que describe o le proporciona una denominación al Item. Dependiendo de cómo esté configurado el sistema, la descripción puede estar compuesta de uno, dos o más campos.
• Marca: Marca comercial.
• Departamento: Los departamentos son formas de clasificar un Item. Por ejemplo: TEXTILES, CALZADOS. Un Ítem puede adquirir características especiales según el departamento al que pertenece: (Manejar seriales, alícuotas IVA, etc.). Además, en los reportes de existencia de inventario, el departamento y la marca son parte de los campos disponibles para filtrar tales reportes.
• Origen del Item: Determina la procedencia del mismo, o bien, si su costo actual está expresado en moneda local (Origen Nacional) o en moneda extranjera (Origen Importado Costo DDP)
• Costo actual: Ultimo costo de compra del Item, sin incluir impuesto, expresado en moneda local o extranjera según el origen del Item.
• Modelo/Referencia: Es un campo opcional que identifica al Item desde el punto de vista de su proveedor.

Para registrar un Item en Antare, se debe acceder a la ficha Items, ubicada en el siguiente enlace:

Al introducir un código de Item y pulsar ENTER pueden suceder dos cosas:

1. El código no existe y el sistema pregunta si desea registrarlo, en tal caso se muestra el formulario completamente en blanco.
2. El código está previamente registrado y se muestra en la ficha los datos del mismo.

A continuación, se muestra un registro de Item y los campos que lo componen.

Si en la empresa se maneja mercancía originalmente etiquetada con código de barras (Ejemplo: víveres, juguetes, electrónicos, licores, etc.) puede ser conveniente emplear el código de barras como código de Item.

Este criterio no aplica para textiles, calzados o similares, ya que en estos casos cada talla tiene un código de barras diferente, lo que rompe con la unicidad requerida en el registro del Item en Antare. En este caso se recomienda utilizar la referencia del fabricante o proveedor o llevar un patrón propio de asignación de códigos.

Si solo desea registrar un Item simple teniendo solamente la descripción y precio, dejando que Antare gestione los códigos, puede utilizar el botón que se muestra a continuación.

Un artículo registrado en el inventario puede venir en varias presentaciones (unidad, bultos, cajas, etc.) y de esta manera se puede configurar en Antare si se desea, por ejemplo, tener la opción de comercializar cierto articulo bien sea por unidad o por bultos de 24 unidades. O bien, si un proveedor despacha a la empresa ese mismo artículo por bultos y se desea registrar el cargo de inventario tal cual como figura en la correspondiente nota.

Antare entonces puede registrar un mismo artículo en el inventario de forma separada por unidades y por bultos (o por cajas, displays, etc.) y cada presentación registrada (unidad, bultos) tiene su propio costo y PVP.

Esto quiere decir que, al consultar un artículo en determinado momento, Antare puede reportar al usuario que hay tantos bultos cerrados y otras tantas unidades sueltas del mismo. Si un artículo, por ejemplo, tiene existencia registrada únicamente por bulto, y se registra una venta del mismo por unidad, Antare procede automáticamente a descontar la cantidad de bultos necesarias que requiera dicha venta

Para configurar presentaciones alternas de un artículo en la ficha Items, se debe colocar primero los datos del mismo en pantalla:

Para registrar en la ficha Items una nueva presentación (caja) del artículo se hace clic en el siguiente icono , ubicado a la derecha de la pestaña Unidad:

Al hacer clic en nuevo aparece la ventana que permite colocar los datos de la nueva presentación:

En este punto se puede determinar si la presentación BULTOS puede aparecer, por ejemplo, en la ventana Ventas por Oficina o si la presentación UNIDAD se puede ocultar de la ventana Entrada de Articulo. Esto con la finalidad de optimizar el flujo de inventario entre procesos